Un preventivo per un volo charter è molto più di un tipo di aeromobile e di un prezzo. Per i clienti privati, i responsabili dei viaggi aziendali e le organizzazioni che devono trasportare gruppi, la questione fondamentale è stabilire se il vettore aereo proposto disponga delle autorizzazioni necessarie, se l’aeromobile sia in grado di effettuare la missione e se le condizioni contrattuali siano chiaramente definite. Un prezzo apparentemente più conveniente non compensa un’inadeguatezza operativa.

Di seguito presentiamo una guida pratica per porre le domande giuste prima di prenotare un volo charter.

1. Identificare chi effettuerà realmente il volo

Un broker di voli charter e un vettore aereo operativo svolgono funzioni differenti. Il broker aiuta a individuare gli aeromobili più adatti, ottenere preventivi e coordinare le comunicazioni. Il vettore aereo operativo effettua il volo e mantiene il controllo operativo, comprese le responsabilità previste dalla normativa aeronautica applicabile.

Richiedete la denominazione legale del vettore che effettuerà il volo, non soltanto il nome commerciale riportato nel preventivo. Verificate quale compagnia opererà ogni singola tratta, soprattutto quando l’itinerario prevede più aeromobili o vettori.

Un marchio commerciale, un intermediario o il proprietario di un aeromobile non coincide necessariamente con il titolare delle autorizzazioni operative richieste.

2. Verificare le autorizzazioni operative applicabili

In Europa, gli operatori di trasporto aereo commerciale svolgono le proprie attività sulla base di un Certificato di Operatore Aereo (Air Operator Certificate, AOC), nel quadro delle disposizioni normative applicabili.

La responsabilità della certificazione e della sorveglianza spetta all’autorità aeronautica competente, che può essere un’autorità nazionale oppure, per determinate funzioni trasferite, l’Agenzia dell’Unione europea per la sicurezza aerea (EASA).

Negli Stati Uniti, per i voli charter su richiesta, la Federal Aviation Administration (FAA) mette a disposizione strumenti per verificare gli operatori certificati ai sensi della Part 135 e gli aeromobili autorizzati a svolgere tali servizi.

Le operazioni con aeromobili di linea di maggiore capacità e determinati voli internazionali possono essere soggetti ad autorizzazioni differenti. Il quadro normativo deve quindi essere adeguato alle caratteristiche specifiche della missione.

È opportuno chiedere se il volo proposto, l’aeromobile, i Paesi coinvolti e la tipologia di trasporto commerciale rientrino nelle autorizzazioni dell’operatore.

Il possesso di un AOC, da solo, non garantisce che qualsiasi rotta, capacità di passeggeri o aeromobile sia autorizzato.

3. Valutare l’idoneità dell’aeromobile alla missione

L’autonomia dichiarata dal costruttore e la capacità nominale dei posti a sedere rappresentano soltanto punti di partenza, non un’approvazione operativa definitiva.

La scelta dell’aeromobile deve considerare il numero di passeggeri, la configurazione dei posti autorizzata, i bagagli e il carico utile, le prestazioni sulle piste, le condizioni meteorologiche, le restrizioni di rotta, gli aeroporti alternativi e gli eventuali scali per il rifornimento.

I valori di autonomia massima pubblicati si basano su determinate condizioni. Nelle operazioni reali, il peso, i venti, le riserve di carburante e altre condizioni operative possono modificare significativamente le prestazioni effettive.

I viaggi di gruppi numerosi richiedono ulteriori valutazioni: capacità di assistenza aeroportuale, procedure di imbarco, limiti dei tempi di servizio degli equipaggi, permanenze a terra e autorizzazioni specifiche dei Paesi interessati.

Quando un itinerario comprende più tratte, richiedete una valutazione di fattibilità per ciascuna di esse, anziché basarvi esclusivamente su un prezzo complessivo.

4. Esaminare la supervisione della sicurezza e le coperture assicurative

Un’adeguata valutazione dell’operatore comprende domande sulla gestione della manutenzione, sulle qualifiche degli equipaggi, sulla gestione delle interruzioni operative e sull’eventuale disponibilità di audit di sicurezza indipendenti pertinenti.

Una verifica effettuata da terzi può fornire informazioni aggiuntive utili, ma non sostituisce le autorizzazioni obbligatorie rilasciate dalle autorità aeronautiche.

Richiedete documentazione adeguata relativa all’assicurazione di responsabilità civile aeronautica e a eventuali coperture specifiche necessarie per la missione.

I massimali assicurati, i soggetti coperti e l’ambito geografico della polizza sono elementi importanti. Quando necessario, è opportuno ricorrere a una consulenza legale o assicurativa specializzata, invece di valutare l’adeguatezza della copertura sulla base di un unico importo.

Le dichiarazioni promozionali di una compagnia non devono essere confuse con una verifica indipendente. Ogni controllo effettivamente svolto dovrebbe essere documentato e aggiornato in presenza di cambiamenti rilevanti.

5. Confrontare il preventivo completo, non soltanto l’aeromobile

Un preventivo completo dovrebbe identificare l’aeromobile o la categoria proposta, il vettore operativo, l’itinerario, le condizioni previste per la partenza, la configurazione dei passeggeri e i servizi inclusi nel prezzo.

Chiedete espressamente informazioni sui voli di posizionamento, sulle tasse aeroportuali e sui costi di assistenza a terra (handling), sulle imposte applicabili, sui permessi, sui pernottamenti degli equipaggi, sui servizi antighiaccio quando necessari e su ogni prestazione fatturata separatamente.

Esaminate inoltre il calendario dei pagamenti, le condizioni di cancellazione e modifica, il periodo di validità dell’offerta, le eventuali sostituzioni dell’aeromobile e le responsabilità in caso di cambiamenti operativi imprevisti.

Due offerte apparentemente simili possono distribuire costi e rischi in modi molto diversi.

6. Confermare la fattibilità internazionale e degli itinerari con più tratte

Per i viaggi internazionali, il vettore o gli specialisti competenti devono valutare i diritti di traffico, i permessi di atterraggio e sorvolo quando richiesti, le condizioni di accesso agli aeroporti, le procedure doganali e di immigrazione, i documenti dei passeggeri e le limitazioni operative.

I voli nazionali effettuati all’interno di un Paese straniero possono comportare ulteriori requisiti relativi al cabotaggio o ai diritti di traffico aereo.

Un preventivo non deve essere interpretato come conferma dell’ottenimento di tutti i permessi necessari.

La disponibilità commerciale e la fattibilità giuridica di un’operazione costituiscono verifiche distinte.

7. Sette domande da porre prima di accettare una proposta

• Quale vettore aereo è legalmente responsabile dell’effettuazione di ciascuna tratta?

• Quale autorizzazione consente l’utilizzo dell’aeromobile per l’operazione commerciale proposta?

• La configurazione autorizzata dell’aeromobile è adeguata a tutti i passeggeri e ai loro bagagli?

• Sono state valutate le piste, la rotta, le condizioni meteorologiche, gli aeroporti alternativi e i requisiti internazionali?

• Quale documentazione relativa alla sicurezza e alle assicurazioni può fornire l’operatore?

• Quali costi e imprevisti operativi sono esclusi dal prezzo complessivo?

• Che cosa accade se è necessario modificare l’aeromobile, l’equipaggio, l’orario o il vettore operativo?

Domande frequenti

Un broker di voli charter opera direttamente gli aeromobili?

No. Il broker ricerca e coordina le diverse soluzioni. Il volo viene effettuato da un vettore aereo debitamente autorizzato, che mantiene il controllo operativo.

Un AOC è sufficiente per autorizzare un volo?

No. Devono essere adeguati anche le autorizzazioni applicabili, l’aeromobile, la rotta, gli eventuali permessi aggiuntivi e la fattibilità operativa.

L’aeromobile proposto può essere sostituito dopo la prenotazione?

Eventuali modifiche possono essere consentite dalle condizioni contrattuali e dalla normativa applicabile. Ogni sostituzione significativa deve essere valutata e comunicata con trasparenza.

Un approccio basato sulle esigenze della missione

VARELON AIR affronta ogni richiesta di volo charter partendo dall’analisi della rotta, delle date e degli orari, del numero di passeggeri e dei requisiti operativi.

Su questa base, ricerchiamo soluzioni adeguate presso vettori aerei indipendenti.

VARELON AIR è un intermediario di voli charter, non un operatore aereo. Il controllo operativo rimane sotto la responsabilità del vettore selezionato.

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